Customer service merupakan tim yang wajib dimiliki setiap perusahaan atau organisasi. Mereka adalah orang yang akan berhubungan langsung dengan para pelanggan / klien dan menjalin relasi. Sehingga, pelayanan dari tim customer service akan sangat menentukan hubungan customer dengan perusahaan kita. Tentunya kita harus selalu memberikan pelayanan yang terbaik agar customer puas, senang, dan ingin kembali membeli produk atau jasa yang kita tawarkan. Nah, untuk itu lakukan tips-tips dibawah ini agar dapat memberikan pelayanan yang unggul.

1. Berikan tanggapan yang cepat
Saat customer menghubungi atau mengirimkan pesan kepada kita, jangan biarkan mereka menunggu lama dan segera beri tanggapan. Tanggapan yang cepat dari kita menunjukkan bahwa kita selalu siap dan memprioritaskan kepuasan customer.

2. Gunakan bahasa yang sopan
Cepat dalam memberi tanggapan saja tidaklah cukup. Saat menanggapi customer, gunakanlah bahasa dan tutur kata yang sopan dan mudah dimengerti oleh customer. Jangan lupa untuk memberi salam di awal percakapan, dan selalu ucapkan kata maaf dan terima kasih saat diperlukan. Hindari penggunaan kata yang bermakna ganda agar tidak terjadi kesalahpahaman.

3. Pahami kebutuhan customer
Saat customer menghubungi Anda, tentu mereka memiliki tujuan tertentu seperti meminta informasi atau mengajukan kritikan. Setelah Anda paham mengenai tujuan mereka, Anda dapat bertindak sesuai dengan situasi yang dibutuhkan. Saat customer membutuhkan informasi, berikanlah penjelasan yang detail dan tidak berbelit-belit. Lalu jika customer menghubungi untuk menyampaikan kritikan, jadilah pendengar yang baik. Tunjukkan bahwa Anda berempati terhadap permasalahan yang dihadapinya dan cobalah memberikan solusi terhadap permasalahan tersebut.

4. Evaluasi pelayanan
Setelah melalui tahap-tahap di atas, cobalah untuk meminta feedback dari customer terhadap pelayanan yang Anda berikan mengenai kebutuhan mereka. Hal ini bermanfaat agar tim customer service Anda bisa terus memperbaiki kekurangan dan memberikan pelayanan yang lebih baik lagi di kemudian hari.